Datenschutzerklärung für financePILOT
Stand: 09.11.2026
1. Verantwortlicher
Schießl Solutions GmbH, Marktplatz 16, 73061 Ebersbach an der Fils, vertreten durch den Geschäftsführer Steffen Schießl, E-Mail: kontakt@finance-pilot.app. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen.
2. Rollenverteilung: eigene Verantwortung und Auftragsverarbeitung
Für die Daten, die Sie zur Nutzung von financePILOT angeben (Konto, Vertrag, Abrechnung, Support), sind wir Verantwortlicher. Für die Buchhaltungs- und Planungsdaten, die Sie in financePILOT hochladen oder eingeben, bleiben Sie beziehungsweise Ihr Unternehmen Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, der Teil unserer AGB ist. Enthalten diese Daten personenbezogene Angaben Dritter (etwa Namen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern in Buchungen), richten sich deren Rechte gegen Sie als Verantwortlichen.
3. Verarbeitungen, Daten und Rechtsgrundlagen
| Verarbeitung | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|---|
| Registrierung und Anmeldung | Name, E-Mail, Passwort (gehasht), Zwei-Faktor-Merkmale, Anmeldezeitpunkte | Bereitstellung des Kontos, Zugangsschutz | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | bis 30 Tage nach Vertragsende |
| Vertrag und Abrechnung | Firma, Rechnungsanschrift, USt-IdNr. und ihr Prüfstatus, Paket, Zahlungsstatus, Rechnungen; Bestätigung der Unternehmereigenschaft mit Zeitstempel | Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, steuerliche Pflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO | 8 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) |
| Zahlungsabwicklung | Zahlungsdaten werden direkt bei Stripe erhoben; wir erhalten keine vollständigen Karten- oder Kontodaten | Zahlung, Betrugsprävention | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | bei Stripe nach dessen Regeln |
| Betriebs-E-Mails | E-Mail, Name, Inhalt der Nachricht (Einladungen, Hinweise zur Testphase, Zahlungs- und Sicherheitshinweise) | Vertragsdurchführung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | 90 Tage im Versandprotokoll |
| Support | Ihre Anfrage, Kontaktdaten, Kontobezug | Beantwortung der Anfrage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | 12 Monate nach Abschluss |
| Protokolle und Sicherheit | IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Funktion, Fehlermeldungen, Zugriffsprotokoll (Audit-Log) | Betrieb, Fehlersuche, Abwehr von Angriffen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb | Serverprotokolle 90 Tage; Audit-Log für die Vertragsdauer |
| Datensicherung | Kopien der Datenbank; tägliche Datenbanksicherung und Zweitkopie verschlüsselt, Daten der Zeitpunkt-Wiederherstellung auf dem Server nur für dessen Administratoren zugänglich | Wiederherstellung nach Ausfall oder Fehler | Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO | 14 Tage am Server, bis 6 Monate in der Zweitkopie |
| KI-gestützte Analysen | pseudonymisierte Kennzahlen und Buchungsaggregate; keine Namen, keine Belegtexte, keine Zugangsdaten | Erzeugung von Analysehinweisen | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Einwilligung je Konto in den Einstellungen, jederzeit widerrufbar | beim Dienstleister höchstens 30 Tage gespeichert, länger nur bei einem Verstoß gegen dessen Nutzungsrichtlinie (bis zu 2 Jahre) oder wenn das Gesetz es verlangt |
| Hilfe-Assistent | Ihre Frage und der bisherige Gesprächsverlauf (Beträge, Prozentwerte, Zahlen ab drei Ziffern, E-Mail-Adressen und Namen aus Ihrem Mandanten werden vor dem Versand durch einen Platzhalter ersetzt), Ihre Rolle und die passenden Hilfetexte zur aufgerufenen Seite; keine Buchungsdaten. Gespeichert wird nur die Anzahl der Fragen je Tag, nicht ihr Inhalt. Bei „Fehler melden“: Ihre Beschreibung, auf Wunsch der Gesprächsverlauf, Seite, Browser, Ihre E-Mail-Adresse und Firma. Bei einer Bewertung (Daumen): Seite, Art der Antwort und Quellen, ohne Personenbezug | Beantwortung von Fragen zur Bedienung; Bearbeitung von Fehlermeldungen; Verbesserung der Hilfetexte | Fragen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung je Nutzer im Hilfe-Fenster, jederzeit widerrufbar in den Einstellungen; Fehlermeldungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Bewertungen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an verständlichen Hilfetexten | Fragen und Antworten werden nicht gespeichert; Fehlermeldungen 12 Monate; Bewertungen 180 Tage; Anzahl der Fragen je Tag bis Vertragsende |
KI in financePILOT. Für KI-Funktionen nutzen wir die gewerbliche Programmierschnittstelle von Anthropic, PBC (USA). Nach den derzeitigen Nutzungsbedingungen von Anthropic werden die Daten nicht zum Training verwendet (https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms, Abschnitt B, Stand: 29.10.2026) und nach höchstens 30 Tagen gelöscht; länger nur, wenn eine Anfrage gegen die Nutzungsrichtlinie verstößt (bis zu 2 Jahre) oder das Gesetz es verlangt (https://privacy.claude.com/en/articles/7996866-how-long-do-you-store-my-organization-s-data, Stand: 29.10.2026). Bevor eine Anfrage unseren Server verlässt, ersetzen wir Firmennamen, Namen von Kunden, Lieferanten und Personen, Kontobezeichnungen, E-Mail-Adressen und Belegnummern durch Kürzel; Buchungstexte senden wir nicht. Was Sie selbst in eine Frage schreiben, prüfen wir auf die uns bekannten Namen. Bitte schreiben Sie keine Namen in Ihre Fragen. KI-Funktionen laufen nur mit Einwilligung und nur für Nutzer mit Schreibrechten. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic, der Bestandteil der gewerblichen Nutzungsbedingungen ist (https://www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum, Stand: 29.10.2026).
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen folgende Dienstleister ein. Soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
| Dienst | Zweck | Sitz | Übermittlung in Drittländer |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Server für Anwendung und Datenbank | Zypern; Serverstandort Frankfurt am Main, Deutschland | keine |
| Hetzner Online GmbH | verschlüsselte Zweitkopie der Datensicherungen (Storage Box) | Deutschland | keine |
| Clerk, Inc. | Anmeldung, Nutzerkonten, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Einladungs- und Anmelde-E-Mails | USA | Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework; Clerk, Inc. ist zertifiziert |
| Cloudflare, Inc. | Bot-Schutz (Turnstile) bei der Anmeldung, eingebunden durch Clerk | USA | EU-US Data Privacy Framework; Cloudflare ist zertifiziert |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung, Rechnungen, Ermittlung der Umsatzsteuer, Prüfung der USt-IdNr. | Irland | Stripe ist für Zahlungsdaten eigener Verantwortlicher; Datenschutzhinweise unter https://stripe.com/de/privacy |
| ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich | Versand der Betriebs-E-Mails | Deutschland | keine |
| Anthropic, PBC | KI-gestützte Analysen und Hilfe-Assistent über eine Programmierschnittstelle; nur pseudonymisierte Daten bzw. Fragen ohne Namen und Zahlen, nur mit Einwilligung | USA | EU-Standardvertragsklauseln aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic (Bestandteil der gewerblichen Nutzungsbedingungen); keine Nutzung der Daten zum Training; Unterauftragsverarbeiter von Anthropic: https://www.anthropic.com/subprocessors (Stand: 29.10.2026) |
| YouTube (Google Ireland Ltd.) | Schulungsvideos in der Akademie, eingebettet im erweiterten Datenschutzmodus, laden erst nach Ihrem Klick | Irland / USA | Google-Datenschutzhinweise; Verbindung erst nach Zwei-Klick-Freigabe |
Die Buchhaltung des Anbieters führt die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office) als eigenständiger Verantwortlicher für die Rechnungsdaten; Automatisierungen zwischen Stripe und Lexware Office laufen auf eigener Infrastruktur des Anbieters.
5. Cookies und Einbettungen
financePILOT setzt nur technisch notwendige Cookies: das Sitzungs-Cookie der Anmeldung und ein Cookie für den aktiven Mandanten. Diese sind nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Web-Analyse, Werbe-Tracker oder Zählpixel in E-Mails setzen wir nicht ein; ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich. Einwilligungen, etwa für die KI-Funktionen, holen wir in der Software selbst ein.
Der Bestellvorgang und das Kundenportal werden von Stripe auf dessen Seiten bereitgestellt; dort gelten die Cookie-Regeln von Stripe. Schulungsvideos werden erst nach Ihrem Klick von YouTube geladen (Zwei-Klick-Lösung); erst dann werden Daten an Google übermittelt.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an kontakt@finance-pilot.app. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu; für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
7. Löschung und Datenexport
Nach Vertragsende bleiben Ihre Daten 30 Tage im Lesemodus abrufbar und exportierbar; danach werden sie gelöscht. Die Löschung Ihres Kontos und aller Daten können Sie jederzeit per E-Mail an kontakt@finance-pilot.app verlangen; wir führen sie innerhalb von 7 Tagen aus. Sicherungskopien werden mit ihrem turnusmäßigen Ablauf gelöscht, spätestens sechs Monate nach der Löschung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Vertrags- und Rechnungsdaten (8 Jahre) bleiben unberührt.
8. Sicherheit
Die Verbindung zu financePILOT ist durchgehend verschlüsselt (TLS). Daten werden mandantengetrennt gespeichert und durch Zugriffsregeln auf Datenbankebene geschützt. Sicherungskopien (tägliche Datenbanksicherung und Zweitkopie) sind verschlüsselt; die Daten zur Zeitpunkt-Wiederherstellung auf dem Server sind nur für dessen Administratoren zugänglich. Der Zugang ist durch Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Einzelheiten der technischen und organisatorischen Maßnahmen enthält die Anlage zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
9. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter https://finance-pilot.app/datenschutz.